Un tarea fundamental para el éxito de nuestro boletín consiste en establecer una Frecuencia de envío ideal.

Si estableciéramos los porcentajes de importancia para que un boletín electrónico tenga un impacto positivo, diríamos que: el Contenido tiene un 50%, el Diseño un 30%, y la Frecuencia/oportunidad un 20%.

Podemos tener un excelente Contenido enmarcado en un espectacular Diseño, y una mala Frecuencia hará que no tengamos el impacto deseado, desperdiciando de esta manera el esfuerzo y los recursos invertidos para la comunicación.

Lo primero a evitar, por ser el mal mayor, es sobrecargar la casilla de nuestros lectores, dicho de otro modo, el tener una Frecuencia excesivamente corta  (envío de boletines demasiados seguidos), que lleve a nuestros lectores a considerar no leernos o peor aun dar de baja la suscripción.

La Frecuencia está directamente relacionada con nuestro contenido, si somos una agencia de noticias, un envió diario será adecuado, si vendemos autos, un envió quincenal puede llegar a ser excesivo, pero si somos el club de usuarios de «Ferrari» un email semanal será optimo.

La primera pregunta que debemos hacernos es:
«¿cada cuanto tiempo podemos tener información relevante de comunicar en nuestro Boletín?».

La segunda pregunta es:
«¿Cada cuanto debo comunicarme con mis lectores para no «dejar enfriar» la relación?».

Teniendo ambas respuestas, podemos unificarlas y obtener una Frecuencia.
En la mayoría de los casos puede no haber coincidencia entre ambas respuestas, en ese caso, deberemos buscar un equilibrio.

REGLAS

• Una vez encontrada la Frecuencia, evalúela por un período mínimo de 5/6 meses; utilice herramientas estadísticas como las que aporta E-nvia, para conocer y analizar emails Leídos, No Leídos, Clicks en enlaces (links).
• Mantenga fijo un mismo día de envío (recomendamos entre martes y jueves),
• No modifique el nombre del Remitente y mantenga un estilo similar en su «Asunto» del mensaje.
• Nunca envié 2 emails a un mismo receptor en un término de 72 horas.
• No deje pasar más de 45 días sin comunicación con sus lectores (contactos).
• Determine su Frecuencia y comuníquela en su empresa para que su política de envíos, sea consecuente en toda su empresa.
• Evite forzar una Frecuencia cuando no tenga información importante para justificar el envío.

Mantener la Frecuencia es importante, pero saber romperla de vez en cuando también lo es.

Nuestro lector debe estar acostumbrado a recibir nuestro boletín determinado día, con un determinado Diseño, para que el impacto buscado «quede en manos» del Contenido.

Si nuestra empresa ofrece servicios o productos, podemos enviar promociones puntuales, dentro de la Frecuencia de nuestro boletín,  «acostumbrando» a nuestro lector, a que puede recibir una comunicación distinta a la habitual.

Conseguir establecer esta asincronía es un factor clave para nuestro objetivo comercial.

Por lo tanto, decimos que debemos utilizar una Frecuencia de envío (por ejemplo, cada 15 días un boletín con información), pero con cierta regularidad asincrónica mandare una promoción/pieza comercial diferente (por ejemplo, cada semana un email con la oferta de la semana).

Otro aspecto a tener en cuenta, para hacer una estimación sobre la Frecuencia ideal, es conocer quienes son nuestros contactos: mujeres amas de casa, empresarios emprendedores, oficinistas, adolescentes; ¿me comunico a emails corporativos (@empresa ) o son en su mayoría cuentas personales (@hotmail, @yahoo)?, esto nos dará una percepción de cuanta información reciben estos contactos.

La herramienta E-nvia le facilita mantener una Frecuencia en sus boletines electronicos. Utilizando la opción de envíos programados, puede preparar su boletín, seleccionar su lista de contactos y establecer un día y hora futuro para el envío.

La Frecuencia de envío nos permite mantener nuestro Boletín como RELEVANTE en la percepción de nuestro lector y por lo tanto que cumpla su objetivo.